Esquemas y vistas

Un esquema es un resumen preciso donde están los conceptos mas importantes o mas trascendentes del documento esquematizado.
Para hacer un esquema se requiere:

• Los datos para crear un esquema debe tener jerarquía o estar en una estructura por niveles. Por ejemplo datos sobre las lluvias ocurridas a lo largo del año en todo un país con las lluvias mensuales de todos los estados.
• En una hoja solo puede haber un esquema. Si se desea tener mas de un esquema de los mismos datos se debe copiar los datos en otra hoja.
• Para crear esquemas de manera automática se debe preparar la hoja con el formato adecuado.

Creación automática de esquemas

Para crear un esquema automáticamente hay los siguientes requisitos:

Las filas sumario deben estar encima o debajo de los datos sin estar mezclados

Las columnas sumario deben estar a la derecha o izquierda sin estar mezclados.

Sino se hace de esta forma se tendrá que hacer el esquema manualmente.

La siguiente imagen representa un ejemplo de datos bien estructurados:

  

Se puede ver que se puede hacer un esquema ya que se ha organizado los subtotales de cada provincia en filas y se ha calculado los subtotales de cada trimestre en columnas.

Para hacer el esquema se debe posicionar en la pestaña Datos, luego se busca el boton Agrupar en la seccion Esquema y mas tarde se elige la opción Autoesquema del menú.

Automáticamente Excel genera los niveles del esquema como se ve a continuación:

en este caso, por columnas hay 2 niveles: la tabla completa y la tabla con los datos mensuales y por fila hay 3 niveles: la tabla completa, por autonomías y solo por el país.

Para comprimir o expandir un esquema se debe hacer clic en los símbolos + o - de cada nivel.

  

Borrar y ocultar un esquema

Borrar un esquema.

Si se va a borrar un esquema  se debe entrar a la opción Desagrupar y seleccionar la opción Borrar esquema. 

Esta acción (la de borrar un esquema ) no se puede deshacer con el botón de deshacer de Excel.

Ocultar un esquema.

Cuando se oculta un esquema lo que se esta ocultando son las marcas de expansión/ contracción del esquema pero el esquema sigue activo.Para ocultar un esquema se hace clic en las teclas Ctrl +8 y para que vuelvan a aparecer las marcas del esquema se hace nuevamente clic en las teclas Ctrl+8.( la tecla 8 debe ser de la fila del teclado superior porque la teclado numérico no sirve)

Ver una hoja en varias ventanas

Para tener un campo de visión menos amplio y no tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro se puede usar la opción ver la misma hoja en varias ventanas y usar la opción ver la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas se debe posicionar en la pestaña Vista y presionar el boton Nueva ventana. Luego de hacer esto si se mira en la barra de titulo se puede ver que ahora el nombre del documento tiene añadido al final :2 que indica que es la segunda ventana del mismo documento.

  

Para ver las ventanas el mismo tiempo se hace clic en Organizar todo y se selecciona Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada dependiendo de como están los datos situados en la hoja.

   

Ahora es mas fácil el desplazamiento de una ventana independientemente de la otra.

Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir  en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Tablas de Excel

Modificar los datos de una tabla por medio de un formulario

Para modificar una tabla se puede introducir por medio de un formulario que es 

lo que se explicara a continuacion:

un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o visualizar facilmente una fila entera de datos (un registro)

 

Para abrir el formulario de datos, se tiene que posicionar en la lista para que este activa y pulsar en el icono Formulario .

Como el icono de formulario no esta disponible en la Cinta de opciones, se va a añadir a la barra de acceso rapido. Se presiona el menu Archivo>Opciones>Personalizar cinta y Agregar el icono Formulario en la seccion de Comandos que no estan en la cinta de opciones.

 

 Al crear el formulario, se dispone de los siguientes botones:

• Nuevo: sirve para ingresar nuevos datos
• Eliminar: elimina el dato que ya esta activo
• Restaurar: deshace los cambios hechos
• Buscar anterior: se desplaza al registro (dato) anterior
• Buscar siguiente: se desplaza al siguiente registro (sato)
• Criterios: sirve para aplicar un filtro de busqueda
• Cerrar: cierra el formulario

Para cambiar los datos de un registro, se debe posicionar sobre el registro y luego verificar los datos. Si no se quiere guardar los cambios en  los datos  se hace clic en el boton restaurar. Si se quieren guardar los cambios se presiona la tecla Enter.
Para crear un nuevo registro, se hace clic en el boton Nuevo. Excel se posicionara en un registro vacio que espera ser llenado con nuevos datos luego de lo cual se pulsa la tecla Enter para aceptar o pulsar el boton Restaurar para cancelar.
Despues de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si se quiere insertar otros registros para que luego de ser agregados se haga clic en Cerrar.
Para buscar un regostro se pueden usar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamebte a un registro concreto introduciendo un criterio de busqueda. Se presiona el boton Criterios con lo cual aparece el formulario para introducir el criterio de busqueda (en este formulario por encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios)
Por ejemplo, si se busca un registro con el valor Ana en el campo Nombre, se escribe Ana en Nombre y se pulsa el boton Buscar Siguiente o presionar Enter y Aparecera el resultado adecuado.

Modificar la estructura de la tabla

Si se necesita insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, se puede hacer desde el boton Insertar de la pestaña de Inicio. 

 

Para eliminar filas o columnas, se debe posicionar sobre una celda y se elige Filas o Columnas de la tabla en el boton  Eliminar que esta en la pestaña de Inicio y en el menu contextual de la tabla.

 

Para eliminar los datos seleccionados sin borrar la estructura de la tabla se debe seleccionar una celda, fila o columna y presionar la tecla SUPR.

Para eliminar la tabla completa, se selecciona toda la tabla y se pulsa SUPR.

Filtrar el contenido de la tabla 

Filtrar una lista es seleccionar aquellos que se correspondan con algun criterio fijado por el usuario.


Utilizar el Filtro.

Para usar el filtro hay que seleccionar la pestaña Datos y luego el boton Filtro y luego se usa las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos.

 

Si se pulsa sobre la flecha del campo 1er Apellido, aparecera un menu desplegable como este donde aparece una serie de opciones para realizar el filtro.Por ejemplo, si se presiona sobre Moreno, Excel filtrara todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demas filas desapareceran momentaneamente en la lista.

   

Otra opcion, es usar los filtros de texto que se vera en ese mismo menu donde se desplegara la siguientes opciones:

  

En cualquier opcion, se accede a una ventana donde se puede elegir 2 condiciones de filtro de texto y exigir que se cumpla una condicion o las 2. Excel evaluara la condicion elegida con el texto que se escriba y si se cumple mostrara la fila. Se usa el caracter ? para determinar que en esa posicion habra un caracter sin importar cual y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

 

Para indicar que hay un filtro activo, la flecha de la lista despelgable cambia de icono. 

Para quitar el filtro, se debe desplegar de nuevo la lista y se elige la opcion Seleccionar Todo y luego reapareceran todos los registros de la lista. Tambien se puede quitar el filtro presionando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados. 

Si se quiere filtrar los registros de la lista por una condicion mas compleja, se debe usar el cuadro de dialogo Filtro avanzado. Se debe tener en la hoja de calculo unas filas donde se indicara los criterios de filtrado.
Para usar filtros avanzados se debe presionar primero en la pestaña Datos y luego en la seccion Ordenar y filtrar para posteriormente  presionar 

  

Rango de la lista: sirve para especificar los registros de la lista a los que se le quiere aplicar el filtro.

Rango de criterios: sirve para seleccionar la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios)

Tambien se puede guardar el resultado del filtrado en otro lugar al seleccionar la opcion Copiar a otro lugar; en ese caso se rellena el campo Copiar a con el rango de celdas que recibiran el resultado del filtrado.
si se marca la casilla Solo registros unicos no habra repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores).
Si se quiere volver a ver todos los registros de la lista, se presiona el boton Datos y luego Filtro y Mostrar todo.

Crear un resumen de datos

Crear un resumen de los datos de una tabla se refiere a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo, se puede averiguar el coste total de una marca de carros con su modelo de un listado de varios carros con su marca y modelo respectivo

Para agregar los subtotales automaticamente se debe situar sobre una celda cualquiera de la lista y presiona la pestaña diseño para luego marcar la opcion Fila de totales de las Opciones de estilo de tabla.
 

 Al seleccionar la flecha que aparece al dar clic sobre el total (en este caso 134.950,00€) se puede escoger entre varias funciones: promedio, cuenta, contar numeros, suma, etc.