Esquemas y vistas

Un esquema es un resumen preciso donde están los conceptos mas importantes o mas trascendentes del documento esquematizado.
Para hacer un esquema se requiere:

• Los datos para crear un esquema debe tener jerarquía o estar en una estructura por niveles. Por ejemplo datos sobre las lluvias ocurridas a lo largo del año en todo un país con las lluvias mensuales de todos los estados.
• En una hoja solo puede haber un esquema. Si se desea tener mas de un esquema de los mismos datos se debe copiar los datos en otra hoja.
• Para crear esquemas de manera automática se debe preparar la hoja con el formato adecuado.

Creación automática de esquemas

Para crear un esquema automáticamente hay los siguientes requisitos:

Las filas sumario deben estar encima o debajo de los datos sin estar mezclados

Las columnas sumario deben estar a la derecha o izquierda sin estar mezclados.

Sino se hace de esta forma se tendrá que hacer el esquema manualmente.

La siguiente imagen representa un ejemplo de datos bien estructurados:

  

Se puede ver que se puede hacer un esquema ya que se ha organizado los subtotales de cada provincia en filas y se ha calculado los subtotales de cada trimestre en columnas.

Para hacer el esquema se debe posicionar en la pestaña Datos, luego se busca el boton Agrupar en la seccion Esquema y mas tarde se elige la opción Autoesquema del menú.

Automáticamente Excel genera los niveles del esquema como se ve a continuación:

en este caso, por columnas hay 2 niveles: la tabla completa y la tabla con los datos mensuales y por fila hay 3 niveles: la tabla completa, por autonomías y solo por el país.

Para comprimir o expandir un esquema se debe hacer clic en los símbolos + o - de cada nivel.

  

Borrar y ocultar un esquema

Borrar un esquema.

Si se va a borrar un esquema  se debe entrar a la opción Desagrupar y seleccionar la opción Borrar esquema. 

Esta acción (la de borrar un esquema ) no se puede deshacer con el botón de deshacer de Excel.

Ocultar un esquema.

Cuando se oculta un esquema lo que se esta ocultando son las marcas de expansión/ contracción del esquema pero el esquema sigue activo.Para ocultar un esquema se hace clic en las teclas Ctrl +8 y para que vuelvan a aparecer las marcas del esquema se hace nuevamente clic en las teclas Ctrl+8.( la tecla 8 debe ser de la fila del teclado superior porque la teclado numérico no sirve)

Ver una hoja en varias ventanas

Para tener un campo de visión menos amplio y no tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro se puede usar la opción ver la misma hoja en varias ventanas y usar la opción ver la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas se debe posicionar en la pestaña Vista y presionar el boton Nueva ventana. Luego de hacer esto si se mira en la barra de titulo se puede ver que ahora el nombre del documento tiene añadido al final :2 que indica que es la segunda ventana del mismo documento.

  

Para ver las ventanas el mismo tiempo se hace clic en Organizar todo y se selecciona Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada dependiendo de como están los datos situados en la hoja.

   

Ahora es mas fácil el desplazamiento de una ventana independientemente de la otra.

Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir  en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.